Что делать, если Вы работаете в большой организации и Вам нужно срочно собрать информацию для аудиторской организации, инвестора или крупного кредитора?

Предлагаю Вашему вниманию апробированный метод. Он дал возможность моей организации полностью обработать запрос международной аудиторской компании из Big4 за 10 рабочих дней и две субботы. При этом, на протяжении этого минипроекта уровень мотивации всех участников был максимально высоким за счет адекватно установленных ожиданий, приятной атмосферы взаимного диалога и сотрудничества, удобной полуавтоматизированной системы сбора и отслеживания обработки информационного запроса. В результате заказчик был искренне удивлен профессионализмом, качеством и скоростью работы нашей организации.

Рецепт

Состав:

  • Руководитель проекта по сбору информации
  • 2 помощника руководителя проекта с лептопами
  • Руководители подразделений предприятия, ответственные за предоставление данных
  • Полный список информационного запроса от внешнего заказчика
  • Приказ по предприятию о сборе информации
    • четко очерчена и обоснована цель сбора информации и установлен красный уровень приоритета
    • определены ответственные по каждому пункту запроса, сроки исполнения (предварительно согласуются с ответственными в оперативном режиме),
    • описана процедура передачи данных, в т.ч. установлены требования к качеству информации и указаны лица со стороны заказчика, ответственные за прием информации
    • указывается возможность возникновения у заказчика дополнительных вопросов и необходимость их оперативной обработки соответствующими подразделениями
  • Постоянно обновляемая база данных и регистр
    • Список всех вопросов помещается в регистр Excel
    • Для каждой позиции информационного запроса в регистре устанавливаются такие параметры:
      • Категория запроса (финансы, право, персонал, продажи, ценные бумаги, кредиторская задолженность, доп.запросы)
      • Описание запроса (максимально детализированное)
      • Ответственный (ФИО)
      • Форма (электронная, бумажная, другая)
      • Просрочка (Да, Нет)
      • Комментарий
    • Каждая позиция регистра отслеживается базе по этапам процесса сбора информации:
      • Получено от профильного подразделения по емейл, записано в базу данных или передано в документарной форме (Да, Нет)
      • Проверено на предмет соответствия качеству и сохранено в базе (Да, Нет, Отправлено на доработку)
      • Официально предоставлено заказчику (Да, Нет, Отправлено на доработку)
    • База данных и регистр размещается на сервере совместного пользования с разным уровнем доступа:
      • Руководитель проекта и помощники – редактирование
      • Руководители подразделений, Представители Заказчика – просмотр
    • Регистр рассылается всем ответственным два раза в день в 10:00 и 16:00. При этом макросы, сводные таблицы и фильтры, установленные в регистре, помогают команде:
      • в интерактивном режиме наблюдать процент исполнения запроса, рекордсменов по обработке своих запросов, сортировать запросы по разным параметрам, выбирать вопросы относящиеся к конкретному ответсвенному
      • выделять просроченные запросы и мгновенно информировать об этом “штрафников”
      • видеть причины задержки и ожидаемые сроки их устранения
      • отслеживать сбои в процессе передачи информации и видеть, на каком этапе или у кого (если это бумажный носитель) находится информация

Приготовление:

Договоримся, что залогом успеха этого проекта является эффективная коммуникация.

Руководитель проекта встречается с заказчиком информации, согласует с ним цели, требования к качеству, сроки предоставления информации. Руководитель проекта должен убедится, что все пункты информационного запроса обоснованы, что они детально описаны и понятны, что они не могут быть не верно истолкованы, что они не являются слишком общими и что ответы на них реалистично подготовить в установленные сроки.

Затем, руководитель проекта предварительно расписывает ответственных за подготовку ответов внутри организации и встречается с ними. В ходе встречи руководитель проекта должен рассказать предпосылки проекта,убедится, что вопросы действительно относятся к этому или иному ответственному, согласовать сроки подготовки информации, которые лягут в основе будущего приказа.

Руководитель готовит проект Приказа в соответствии с указанными выше параметрами и обеспечивает его оперативное подписание Председателем Правления.

Помощники руководителя проекта должны убедится, что все ответственные информированы об указе и подверждают свою готовность предоставить информацию в полном объеме в установленные сроки.

Помощники наполняют базу, регулярно рассылают регистр всем подразделениям. Можно вежливо благодарить передовые подразделения, которые передают информацию слаженней всего.

В случае возникновения задержек, непредвиденных обстоятельств, низкого качества обработанных запросов, помощники вносят в регистр причины возникновения проблем и сроки их разрешения. По таким позициям информационного запроса проводятся сверки.

Сверки проводят помощники, вооруженные лептопами, непосредственно встречаясь с ответственными лицами (или назначенными ими лицами). О таких сверках нужно ответственных предупреждать не позже чем за 4 часа до встречи, указывая причину сверки.

При возникновении у заказчика дополнительных вопросов, помощники дополняют регистр, а также в телефонном режиме предупреждают ответственных о поступлении новых запросов для них.