Конференция как проект

Что отличает отличную конференцию от хорошей? Детали.

Обычно конференция состоит из многих составляющих, как мелодия состоит из нот. В ней каждая нота должна согласовываться с другими, звучать чисто, и вступать вовремя.

На примере организации конференции я постараюсь продемонстрировать пользу проектного подхода к управлению. Я покажу примерную структуру работ в рамках проекта по организации публичных мероприятий, не углубляясь в тонкости классического управления проектами. Также, основываясь на своем опыте организации таких мероприятий, я поделюсь своими соображениями и рекомендациями.

Статья будет полезна читателям, которым по долгу службы время от времени приходится организовывать конференции и другие подобные мероприятия. Приведенные здесь базовые подходы к структуризации проекта могут также быть применены в других сферах.

Представим себе, что мы собираемся организовать двухдневную международную конференцию на тему “Применение принципов проектного менеджмента при организации конференций и других публичных мероприятий”

Цель конференции

Хорошая конференция должна иметь цель. Как правило, целью конференции является популяризация какой-то идеи, обмен опытом, обучение.

Тема конференции несомненно должна быть востребованной и актуальной. На Западе даже те конференции, которые по инерции перетекают из года в год, как правило, регулярно меняют акценты, исходя из насущных вопросов, интересующих аудиторию.

Цель конференции должна быть задокументирована и команда проекта должна постоянно к ней возвращаться.

Цель конференции будет красной линией проходить через все последующие этапы. Исходя из цели будут определены темы, докладчики, аудитория и т.д. Цель будет фигурировать в программе конференции. С цели будет начинаться мероприятие, анализом достижения цели оно закончится.

Целью нашей конференции будет – популяризировать проектный подход к управлению при подготовке конференций. Для удобства лучше разбить эту цель на составляющие. Например,

а) повысить лояльности бизнес-сообщества к конференции как способу коммуникации с целевой аудиторией,
б) способствовать повышению эффективности организации конференций в Украине,
в) стимулировать ведущих игроков рынка по организации конференций к улучшению сервиса,
г) привлечь внимание бизнес-сообщества к проблеме низкого качества конференций и необходимости его улучшения,

при этом смежными задачами будут

д) PR для организаторов конференции,
е) распространение информации об информационном ресурсе (книге, журналу, веб-сайту) по этой тематике,
ж) способствование образованию профессионального сообщества и пр.

Составляя план достижения целей, мы определимся с командой проекта, требуемым бюджетом (сейчас важен порядок цифр), определим этапы проекта, установим реалистичные сроки, назначим ответственных, а также  постараемся сформировать измеримые параметры, на основе которых мы будем делать вывод об успешности конференции.

Некоторые организаторы конференций используют слоганы. Это неплохая идея для того, чтобы емко передать цели и эффективно их коммуницировать.

Целевая аудитория

Выбор целевой аудитории важен с точки зрения рационального использования наших ресурсов и создания максимальной ценности для участника конференции. Мы должны задаться вопросом “Как нам достичь максимального эффекта (с точки зрения поставленных целей) на единицу потраченного ресурса, направленного на организацию конференции.

Опыт показывает, что довольно легко убедить собрать большую аудиторию, убедив людей, лишь отдаленно относящихся к теме конференции, принять в ней участие. Однако, разношерстная скучающая аудитория нам не нужна.

Нам нужны люди, пусть их будет меньше, которые искренне заинтересованы в обсуждаемых вопросах, могут поделиться собственным опытом и способны нести “флаг” конференции после ее окончания, используя свою активность и авторитет.

Поэтому, к участию в нашей конференции мы постараемся привлечь такие группы: компании, предоставляющие конференц-сервис; компании, проводящие тренинги; компании и турагенства, проводящие выездные семинары; руководители департаментов больших организаций, ответственные за организацию обучающих программ и прочих мероприятий для сотрудников; представители ВУЗов и других учебных заведений, представители политических партий; представители общественных организаций.

Мы предварительно переговорим с представителями разных групп участников и, исходя из проявленной заинтересованности, будем корректировать темы и формат мероприятия.

Темы докладов

Практика показывает, что сами доклады могут постоянно дописываются, исправляются и корректируются вплоть до дня проведения конференции. Это – допустимо. Важно, чтобы доклады отображали согласованные в самом начале темы, которые в свою очередь соответствуют поставленным целям конференции.

Тема доклада должна быть прочно увязана с другим темами и названием конференции. Поэтому, темы должна формировать команда проекта, а темы, предложенные самими докладчиками, нужно тщательно фильтровать.

Аудитории будет гораздо легче воспринимать темы, грамотно разбитые на тематические блоки. Темы также стоит отсортировать по степени сложности. По классике, наиболее легкие темы раскрываются в самом начале и в самом конце, а наиболее сложные – посредине после перерывов.

Формат выступлений

Поскольку у нас требовательная аудитория, а докладчики являются профессиональными презентаторами, выделим им в среднем по 25 минут на выступление. Наиболее сложные доклады могут длиться до 45 минут. При этом, мы команда проекта не вмешивается в структуру доклада.

Докладчик самостоятельно выбирает стиль выступления и строит отношение с аудиторией. Он же отводит необходимое ему время на саму презентацию и “вопросы-ответы”, исходя из общего выделенного времени на его выступление. Мне доводилось встречать успешных докладчиков, которые начинали с серии “вопросов-ответов”, а саму презентацию оставляли на закуску.

Все докладчики строго предупреждены о недопустимости превышения времени. Им помогает помощник, сидящий напротив, и периодически показывающий обратный отсчет времени.

Докладчики

Выбор докладчиков и работа с ними – одна из наиболее ответственных составляющих конференции. Идеальный докладчик должен соответствовать ряду критериев: 1) авторитетность в данной области 2) неангажированность 3)
глубокое понимание предмета доклада 4) высокий уровень гибкости и адаптируемости, исходя из специфики аудитории 5) отличные презентационные навыки 6) богатый опыт участия и выступления на подобных конференциях 7) личная заинтересованность в достижении целей конференции

Руководитель проекта назначает ответственных за работу с докладчиками, которые ознкомят их с форматом конференции, помогут им правильно понять цели конференции и раскрыться на все 100% во время выступления.

Следует помнить, что докладчики имеют низший приоритет по сравнению с темами. Лучше более слабый докладчик с нужной темой, тем отличный докладчик, уводящий конференцию в сторону от ее целей.

Место проведения

Выбирая место проведения стоит учесть такие факторы как вместимость зала, удобство расположения и парковки, акустика, возможность регуляции температуры и света, наличие удобных помещений для кофе-брейка, гардероба, уборной; возможность установки необходимого оборудования и кабины для синхронного перевода.

Я категорически против всяких актовых залов и многоуровневых аудиторий,  которые изначально не приспособлены к формату равноправного общения организаторов, докладчиков и участников конференции. Намного предпочтительней современные специализированные залы, например, в одном из отелей в центре города.

Ценовая политика

Рекомендуется устанавливать цену исходя из спроса и ценности конференции для аудитории. Кроме того, нужно учитывать цены участия в подобных конференциях. И, естественно, выручка от проданных предложений должна покрывать все затраты конференции.

Система скидок и акции с предоставлением скидок должны быть продуманными и направлены на то, чтобы стимулировать спрос.

Модератор

К выбору модератора стоит отнестись очень и очень серьезно. От него, как от дирижера оркестра, зависит действительно много. Как правило, роль модератора должен исполнять человек, который знаком и пользуется уважением у большей части ожидаемой аудитории. Желательно, чтобы у этого человека был успешный опыт модераторства и способность создавать теплую атмосферу, стимулировать живую дискуссию и направлять ход конференции в нужное русло.

Программа конференции

Нельзя недооценивать роль правильно составленной программы конференции, поскольку это – нечто большее чем информационный листок с указанием графика выступлений, названий докладов и имен докладчиков.

Программа конференции должна дать полное представление о будущем мероприятии, а также заинтересовать адресата, побудить его принят участие.

Поэтому, этот документ должен дать четкое представление о целях конференции, ожидаемого состава участников, месте и времени проведения. (Кстати, удачный выбор времени проведения может значительно повысить качество и размер аудитории). Программа должна содержать информацию об организаторах и спонсорах, если такие есть. Если конференция проводиться не в первый раз, программа должна ссылаться на результаты предыдущих конференций. Участие известных лиц, политиков и бизнесменов высокого уровня, также, должно найти свое отображение в программе конференции.

Необходимо указать контактные данные и ссылку онлайн-формы для регистрации участников.

Безусловно важно, чтобы Программа была оформлена со вкусом. Для каких бы каналов продвижения (веб-сайт, онлайн рассылка, почтовая рассылка, раздача в виде брошюр) ни предназначалась программа, она должна быть выполнена в одном запоминающемся стиле.

Информационная кампания

Задача информационной компании не только набрать N-ное количество участников, представляющих целевую аудиторию, но и создать мощный общественный резонанс, привлечь внимание как можно большего количества людей к тематике конференции.

Перечень каналов продвижения конференции, как правило, сводиться к следующему: специализированный веб-сайт, баннерная реклама, электронные рассылки по базам релевантных контактов, реклама в профильных изданиях и на радио. Хорошим решением может быть раздача брошюр в местах сосредоточения целевой аудитории. Иногда для продвижения конференции организаторы участвуют в выставках.

Задача значительно упрощается, если конференция проходит не первый год. В таком случае костяк аудитории, вероятно, составят участники предыдущих конференций. Остальные же участники подтягиваются вследствие работы “сарафанного радио”.

Из состава команды проекта нужно выбрать человека с наиболее сильными коммуникационными навыками. Он должен знать ответы и профессионально реагировать на всевозможные вопросы касательно конференции. Самая важная задача этого человека – продавать.

Масштаб информационной компании определяется бюджетом, а также размером ожидаемой выручки. Исходя из первых результатов кампании (количества откликов и зарегистрированных лиц), по ходу можно уменьшить или увеличить ее интенсивность, а также переориентироваться на каналы, дающие наибольшую отдачу.

Проведение конференции

Как это часто бывает в проектах, непосредственно проведение конференции – это верхушка айсберга, результат тщательного предварительного планирования и подготовки. Однако, это несомненно самая важная составляющая и именно по уровню проведения конференции ее участники будут судить об успехе конференции вцелом, а также о профессионализме ее организаторов.

Проведение конференции в свою очередь можно и стоит разбить на более мелкие составляющие. За каждую из них будет нести ответственность один из членов проектной команды, контролируя качество по этому направлению и управляя соответствующими рисками.

Логистические вопросы

Освещение конференции в масс-медиа

Конференция – отличный информационный повод. Мы найдем способ убедить журналистов, в частности, представляющих телевидение и профильные издания, заскочить к нам на огонек. Со своей стороны мы вооружим их программой конференции и качественным пресс-релизом.

Также, мы дадим им возможность бесплатно поприсутствовать на любых мероприятиях в рамках конференции и, чем черт не шутит, может быть им удастся взять комментарий или договориться об интервью с кем-то из публичных персон, присутствующих на конференции.

Кроме того, мы разместим выводы конференции на разных сайтах и попросим завсегдатаев Интернета вспомнить о нашем предприятии в своих блогах. На сайте конференции можно будет найти необходимые видео, фото и презентационные материалы.

Работа над ошибками

Без этой составляющей наша следующая конференция была бы проведена приблизительно на уровне этого года.

Команда должна собраться проанализировать все этапы проекта, порадоваться успехам, честно признать неудачи по отдельным направлениям и сделать соответствующие выводы. протокол такого собрания будет бесценным подспорьем для команды, которая будет организовывать эту конференцию в следующем году.

Кстати, отсутствие фатальных ошибок на только что прошедшей конференции, еще не повод расслабляться. Ведь “все течет, все меняется”, появляются новые технологии, изменяется рынок и его потребности.

Почти гарантированно, что конференция в следующем году будет в корне отличаться от конференции этого года. Но от команды потребуется тот же системный подход, профессионализм и самоотдача.

Павел Вдович